generelt-dbtables400uDatabaser består af et system af forbundne tabeller, som kan håndtere meget store mængder data.
100.000-vis af poster med patient-, måle- eller behandlingsdata håndteres uproblematisk.
Databaser giver overlegne muligheder for søgning, filtrering og rapportering af data.
Databaser sikrer at unik information kun forekommer én gang og ikke dobbeltregistreres. F.eks oprettes en patient én gang og efterfølgende behandlinger kobles til denne patient. Man undgår ved en fejl at oprette patienten påny ligesom det giver let adgang til behandlingshistorie, forsøgsrækker m.m.
Det anbefales ofte at man undgår at betjene databasens tabeller direkte, da det giver risiko for fejlindtastninger samt risiko for uforvarende at slette data.
Databasens tabeller relateres til hinanden så der altid automatisk er styr på hvilke poster i hvilke tabeller, der hører sammen.

Indtastning og Betjening

shape-hold-detaljerBetjeningen af og indtastning i databaser foregår via indtastnings- og søgeformularer, som udformes specifikt til den pågældende database. Det giver:
– Høj grad af brugervenlighed
– Let betjening uden at have kendskab til databaser kræves
– Ingen fejlsletning af data
– Validering af datainput som cpr-numre, datoer, ICD-10-diagnosekoder m.m.
Indtastningsformularer kan løbende ændres, uden at det berører de allerede opsamlede data. Det er en stor fordel da databasen kan bruges selvom om udvikling af brugerflade og funktioner fortsætter.

Søgning og rapportering

Information i databasen kan løbende udtrækkes og evalueres.
I eventuelle søgeformularerer kan data filtreres efter valgte kriterier.
Søgefunktioner i databaser er et meget kraftigt værktøj til at gennemse indsamlede data. Ofte giver det mulighed for at se på data i andre sammenhænge end man oprindeligt havde tænkt sig, og det kan være med til at give nye idéer om sammenhængen mellem forskelllige elementer og faktorer.
Søgeformularerne kan ændres, hvis der bliver behov for at kigge på data på andre måder end man oprindeligt forestillede sig.

Eksport af data til statistisk behandling

generelt-statistikprogrammerDataudtræk fra søgninger kan eksporteres fra databasen.
Eksport kan ske til fx kommaseparerede tekstfiler, regneark eller andet, som passer til det software man efterfølgende vil bruge til databehandling.
Access databaser kan lave statistik og beregninger på opsamlede data, men større serier at beregninger eller regelret statistik udføres bedst med statistisk software eller regneark.
Nogle typer af data for f.eks. simpel intern produktionsstatistik, opsummeringer for en afdeling/patientgruppe, administrative data, lagerstyring og andet behøver ofte ikke statistisk behandling.
I epidemiologisk og forskningsmæssig sammenhæng er det dog en stor fordel at data kan opsamles ved hjælp af en brugervenlig database og senere behandles i statistiske programmer.

Databaser på internettet og i lokal netværk

Access databaser kan installeres på et LAN-netværk, så flere brugere kan bruge databasen samtidig. Afhængig af hvordan databasen bruges kan denne løsning understøtte op til 2-50 samtidige brugere af databasen. Endnu flere hvis det ikke er en database, der bruges så intensivt.
Det giver store fordele i at alle brugere kan rette og gennemse de samme data. Når data indtastes på en arbejdsstation er de øjeblikkeligt tilgængeligt for de andre brugere andre steder på netværket.
Har man brug for at endnu flere brugere kan tilgå databasen samtidig bør man migrere sin database til en større databasetype som f.eks. SQL server, Oracle eller MySQL. Dette vil oftest først blive aktuelt for store databaser med hundrede- eller tusindvis af samtidige brugere.

Logning af aktivitet

I databaserne kan der indsættes et logningssystem (audit-trail), som registrerer alle handlinger i databasen.
Det kan være oprettelser, visninger, redigeringer, sletninger eller andre handlinger, som ønskes registreret.
Herved dokumenteres det hvordan og af hvem databasen er brugt. Administratorer kan gennemse og udskrive loggen.

Sikkerhed og kryptering

generelt-loginOm nødvendigt kan adgang til databasen styres med brugernavne og kodeord.
Det skal dog bemærkes at den adgangssikkerhed man finder i Accessdatabaser godt kan brydes af hackere.
Derfor anbefales det ikke at benytte rene Accesdatabaser til kritisk information, hvis ikke databasen samtidig er beskyttet på anden måde. Det kan være via det almindelig login på en pc, via krypterede drev på pc’en eller andet. Det er altid en god idé at kombinere sikkerhedsprocedurerne.
I praksis er Access et sufficient, brugervenligt og velfungerende databaseprogram til de fleste formål og har den fordel, at det er hurtigt at udvikle databaser med i forhold til andre, større programmer.